Eine handlungsfähige Person kann mit einem Vorsorgeauftrag – für den Fall ihrer eigenen Urteilsunfähigkeit – eine oder mehrere natürliche oder juristische Personen mit der Erledigung gewisser Angelegenheiten beauftragen. Der Vorsorgeauftrag kann für die gesamte Personen- und Vermögenssorge sowie die Vertretung im Rechtsverkehr erteilt werden, oder auch nur für gewisse Teilbereiche. Formell kann der Vorsorgeauftrag vollständig von Hand geschrieben werden, mit Datum und Unterschrift, oder auch durch einen Notar öffentlich beurkundet werden.
Diese umfasst alles, was mit der Persönlichkeit des Auftraggebers beziehungsweise der Auftraggeberin zusammenhängt, das kann zum Beispiel (im Sinne einer nicht umfassenden Aufzählung) umfassen:
Damit wahrt die vorsorgebeauftragte Person die vermögensrechtlichen Interessen der urteilsunfähigen Person. Das kann im Sinne von Beispielen folgendes umfassen:
Die Vertretung im Rechtsverkehr gibt der beauftragten Person das Recht, die urteilsunfähige Person nach aussen, das heisst gegenüber Behörden, Gerichten und Privaten zu vertreten. Dies kann unter anderem umfassen:
Die beauftragte Person hat sich an die Weisungen im Vorsorgeauftrag zu halten, wobei viele Vorsorgeaufträge in der Regel eine Generalklausel enthalten («der Vorsorgeauftrag und die damit zusammenhängende Vertretung im Rechtsverkehr gelten in jeder Hinsicht umfassend»). Der Vorsorgebeauftragte hat sich an die Weisungen im Vorsorgeauftrag zu halten und die Aufgaben mit Sorgfalt zu erledigen. Er muss jederzeit Rechenschaft über die Geschäftsführung ablegen können. Die Erfüllung der Aufgaben ist deshalb zu dokumentieren. Grundsätzlich muss der Vorsorgeauftrag persönlich ausgeführt werden, es ist aber erlaubt, für viele Aufgaben Vertreter und Hilfspersonen einzusetzen (zum Beispiel Vermögensverwalter bei der Bank, Steuerberater bei Steuererklärungen etc.).
Im Vorsorgeauftrag kann festgehalten werden, ob zugunsten der beauftragten Person eine Entschädigung geschuldet ist und wie hoch diese gegebenenfalls sein soll. Wird die Höhe nicht explizit festgehalten, so liegt der Stundenaufwand in der Regel zwischen CHF 40.00 bis CHF 120.00 pro Stunde für Privatpersonen, es ist aber empfohlen, ein Journal und Stundenrapport über die Tätigkeiten zu führen, damit bezüglich der Beurteilung der Entschädigung eine objektive und nachvollziehbare Grundlage besteht. Soweit Berufsfachleute wie zum Beispiel Treuhänder oder Anwälte Vorsorgetätigkeiten ausüben, bemisst sich die Entschädigung nach den branchenüblichen Ansätzen.
In der Regel vertritt die beauftragte Person den urteilsunfähigen Auftraggeber umfassend. Wenn aber beispielsweise Interessenskollisionen bestehen (zum Beispiel die urteilsunfähige Person ist im gleichen Nachlass Erbe wie der vorsorgebeauftragte Person), so muss die KESB informiert werden. Auch bei anderen speziellen Geschäften (zum Beispiel gerichtliche Vergleichsabschlüsse) kann es notwendig sein, dass die vorsorgebeauftragte Person die KESB informiert und vorsorglich die Einwilligung einholt. Auch wenn generell Aufgaben zu erledigen sind, die nicht durch den Vorsorgeauftrag gedeckt sind, empfiehlt sich im Zweifelsfall das Einschalten der KESB.
Erst wenn ein Arzt die bleibende Urteilsunfähigkeit feststellt, muss der Vorsorgeauftrag der KESB eingereicht werden. Diese Behörde prüft dann, ob die Urteilsunfähigkeit tatsächlich eingetreten ist, der Vorsorgeauftrag gültig ist und vor allem ob die Person, die als Vorsorgebeauftragte eingesetzt ist, auch glaubwürdig ist (es werden zu diesem Zweck Strafregister- und Betreibungsregisterauszüge der beauftragten Person einverlangt). Sind all diese Voraussetzungen erfüllt, wird der Vorsorgeauftrag durch die Behörde (KESB) für wirksam erklärt (Validierung) und die Erwachsenenschutzbehörde stellt eine Urkunde aus, mit welcher sich die beauftragte Person nach aussen gegenüber der Behörden, Banken, Spitäler, Heime usw. ausweisen kann (Legitimationsausweis).
Vor der Validierung kann der Vorsorgeauftrag jederzeit widerrufen werden (zum Beispiel durch Vernichten der Originalurkunden oder durch Verfassen eines neuen Vorsorgeauftrags, vorausgesetzt, die betreffende Person ist noch urteilsfähig im Zeitpunkt des Neuverfassens). Nach der Validierung ist der Vorsorgeauftrag grundsätzlich zeitlich unbeschränkt wirksam. Aber auch die beauftragte Person kann den Auftrag jederzeit mit einer zweimonatigen Kündigungsfrist durch schriftliche Mitteilung an die KESB künden. Im Weiteren kann auch die KESB der beauftragten Person die Befugnisse teilweise oder ganz entziehen. Dies ist unter anderem dann der Fall, wenn sie von Missständen bei der Auftragserledigung erfährt und diese Massnahme zum Schutz des Auftraggebers nötig ist. Wird die beauftragte Person selber handlungsunfähig oder stirbt sie, so erlischt der Vorsorgeauftrag und die andere, im Vorsorgeauftrag erwähnte Person kommt dann zum Zuge.